Titre de l'emploi: Assistante Exécutive

Emplacement : New York, NY

Durée : 9 mois (extension ou conversion possible)

Description du poste: Nous recherchons un adjoint de direction hautement organisé et proactif pour fournir un soutien administratif directement aux cadres de niveau C de notre organisation. Ce rôle nécessite confidentialité, tact et diplomatie, en partenariat avec l'équipe de direction dans les opérations commerciales quotidiennes et la coordination des projets, tout en traitant les informations sensibles et confidentielles de manière professionnelle et proactive. L'adjoint exécutif coordonnera les délais, gérera la coordination et l'achèvement du projet et facilitera le bon fonctionnement du bureau.

Responsabilités :

• Fournir un soutien administratif à deux cadres de niveau C dans les fuseaux horaires de l'Est et du Pacifique.
• Gérer les préparatifs de voyage, les notes de frais et préparer des rapports, des propositions et des présentations supplémentaires.
• Assurer le bon fonctionnement du bureau et gérer les détails administratifs quotidiens.
• Gérer le courrier, la restauration des réunions, la planification des salles de conférence et l'entretien des fournitures de bureau.
• Planifier et coordonner des réunions et des conférences téléphoniques complexes, en maintenant les documents connexes.
• Gérer et coordonner les calendriers et les horaires de déplacement des dirigeants.
• Superviser l'intégration des nouveaux membres de l'équipe et des partenaires commerciaux, en communiquant le statut de manière proactive.
• Participer aux grandes réunions d'engagement des clients, aux réunions des fournisseurs et aux réunions hors site, y compris des démonstrations et des conférenciers de motivation.
• Entretenir les sites TEAM/SharePoint et coordonner les conférences, les réunions et les événements.
• Utiliser efficacement les outils de gestion de calendrier automatisés (par exemple, Outlook, Excel) avec un minimum de conseils.
• Préparer et réviser des documents à l'aide des outils MS Office pour soutenir les équipes et améliorer la qualité.
• Aider à coordonner les points de contact virtuels mensuels.
• Développer des relations avec les principaux contacts clients internes et externes, en gagnant la reconnaissance en tant que partenaire commercial/ressource.

Exigences :

• Au moins 5 ans d'expérience récente en soutien administratif à la direction dans une grande entreprise ou une marque mondiale ayant des opérations internationales.
• Capacité à travailler selon des horaires flexibles pour s'adapter aux cadres dans différents fuseaux horaires.
• Expérience administrative incluant le service à la clientèle, la correspondance et la gestion des appels entrants.
• Expérience dans l'organisation de voyages de cadres (nationaux et internationaux) et dans la gestion de calendriers.
• Maîtrise avancée d'Outlook, Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à apprendre des modèles de travail et à anticiper les besoins des équipes de direction dans un environnement en évolution rapide.
• Grande attention aux détails, excellentes compétences en gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois sur plusieurs projets et tâches.
• Organisé, responsable et aimable avec des compétences en communication claires et efficaces.
• Capacité à conduire des changements de processus pour une amélioration continue.
• Proactif, motivé et capable de travailler de manière autonome pour accomplir des tâches.
• Diplôme d'associé ou expérience professionnelle équivalente.