• Réception/filtrage/direction des appels téléphoniques//e-mails ; organiser des voyages; planifier des rendez-vous ; organiser des réunions; préparer la correspondance/rapports/documents/présentations ; coordonner l'exécution des contrats; soumettre des factures aux finances ; coordonner l'autorisation, la soumission et l'examen des publications ; collecter/distribuer des données ; et maintenir des systèmes de classement papier/électronique.
• Les problèmes impliquent des situations récurrentes et routinières ; renvoie généralement les problèmes plus complexes au superviseur ou à un personnel de niveau supérieur.
• Aide à la gestion du calendrier, aux préparatifs de voyage, aux notes de frais, au traitement des factures et à d'autres tâches administratives, selon les besoins.
• Aide au soutien administratif pour la planification des réunions, les assemblées publiques et la gestion de l'ordre du jour des réunions hebdomadaires, mensuelles et trimestrielles de l'équipe de direction.
• Aide au suivi des activités du département et des indicateurs clés, notamment les modifications des organigrammes, le budget/les factures, les progrès trimestriels par rapport aux objectifs, l'achèvement des formations assignées, l'utilisation des vacances et les déplacements.
• Rassemble et analyse les informations ; prépare des rapports, des ordres du jour, de la correspondance et des mémorandums en fonction des directives générales.
• Organise, prépare et tient à jour les dossiers du département, les dossiers, la documentation, les présentations et autres documents associés, selon les directives.
• Organise, prépare et conserve les copies des contrats des fournisseurs.
• Commander et maintenir l'inventaire des fournitures de bureau pour le département.
• Résout et/ou facilite la résolution des problèmes, notamment en identifiant les causes des problèmes pour éviter leur réapparition.

• Diplôme d'études secondaires / GED
• Au moins 3 ans d'expérience administrative ou équivalent.
• Maîtrise de la suite MS Office (Excel, Word, PowerPoint, Outlook)
• Compétences organisationnelles, souci du détail et capacité de travailler sous supervision générale.
• Connaissances intermédiaires à avancées de la suite Office, Acrobat, Visio ou OrgPlus, et Lotus Notes ou Outlook.

• Diplôme d'associé ou de baccalauréat.
• Une expérience en milieu de travail est un plus.
• Solides communications verbales et écrites avec capacité de communiquer efficacement à plusieurs niveaux de l'organisation. 
• Travailler en coopération et de manière productive avec les autres.
• A démontré des compétences en résolution de problèmes.
• Capacité à prendre des initiatives et à travailler de manière indépendante.
• Anticipez les défis et les opportunités de manière proactive.
  
  

Gamme de paiement: 25 $/h - 28 $/h