Intitulé du poste : Assistante de direction III

Lieu de travail : Seattle, WA 98101/Tempe, AZ 85281

Durée du poste : 12 mois (contrat d'embauche)

Taux de rémunération : 34.68 $/h à 35.68 $/h

Description du poste:

• Ce poste assistera 3 directeurs L8 aux États-Unis dans la gestion du calendrier et des réunions.
• Ce poste n'est pas éligible au travail à distance et les candidats doivent pouvoir travailler depuis le bureau de Tempe (PHX12) 5 jours par semaine.

• Notre client recherche un assistant exécutif hautement motivé et obsédé par le client pour soutenir le vice-président du Business Intelligence et des risques transactionnels.
• Il s’agit d’un domaine important pour le client qui nécessite une concentration et une exécution fortes.
• Le rôle sera responsable d'un volume élevé de tâches, y compris la gestion et la planification complexes du calendrier, l'établissement efficace des priorités au milieu d'un flot d'informations et de demandes, en veillant à ce que le niveau d'urgence approprié soit donné, la surveillance/le suivi des réunions, des priorités et des courriels des vice-présidents et le rôle de mandataire si nécessaire, la gestion des voyages et des dépenses et toutes les fonctions de soutien administratif pour ce bureau.
• Ce rôle est également responsable de la gestion de multiples tâches et éléments d'action (documentation, suivi et préparation) pour le vice-président, garantissant ainsi une action appropriée et opportune sur les livrables.
• Qualifications : Les candidats retenus posséderont la capacité d'accomplir un volume élevé de tâches et de projets avec peu ou pas de conseils, auront une attention impeccable aux détails, prendront des décisions intelligentes et opportunes et réagiront avec des niveaux d'urgence appropriés aux situations et aux événements qui nécessitent une réponse ou un redressement rapide.
• Le candidat idéal possédera également des compétences exceptionnelles en communication verbale et écrite, ainsi que la capacité de changer de vitesse à tout moment.
• Un niveau élevé d’intégrité et de discrétion dans le traitement des informations confidentielles est indispensable et un haut degré de professionnalisme dans les relations avec les professionnels de haut niveau à l’intérieur et à l’extérieur de l’entreprise est requis.
• Au moins deux années d'études collégiales requises, baccalauréat préféré.
• Ce poste requiert au moins 6 ans d'expérience dans le soutien à la haute direction (vice-présidents, vice-présidents principaux ou PDG) et d'excellentes compétences informatiques, y compris une solide connaissance pratique des outils MS Office et Outlook.

Groupe de Business:

• Relations internationales avec les employés de l'entreprise au sein du client

Motif de la demande:

• 1 EA soutenait 5 L8, trop de travail pour 1 personne et maintenant un remplaçant pour attrition

Horaire journalier:

• Gestion de calendrier lourde, définition et déplacement de réunions avec les bons numéros de conférence et les informations Chime.
• Coordination des ordres du jour, rédaction et diffusion des comptes-rendus de réunions, éventuellement travail léger de présentation PowerPoint
• Déplacements et dépenses des L8 – nationaux et internationaux (demandes de visa, etc.)
• Planification d'événements hors site - grandes salles de réunion, gestion des listes de participants, collaboration avec l'équipe de voyage et d'événements pour vérifier les contrats d'hôtel, etc.
• Ouverture et gestion des bons de commande pour l'équipe.
• Prise en charge possible d'autres équipes pour des demandes ponctuelles – interface avec l'équipe élargie

Emplacement de Seattle :

• Dédié à 1 Directeur L8, possibilité de supporter un 2ème L8 si besoin.
• Niveau C-Suite, communication précise, gestion de calendrier lourde, flexibilité extrême.
• Disponible sur tous les canaux, action rapide. Capacité à communiquer avec les EA qui sont au niveau C-Suite.

Rôle intéressant :

• Faire partie de la croissance du client avec les directeurs L8 et les niveaux C-Suite

Obligatoire:

• Capacité à travailler en équipe, en collaboration : 2 à 4 ans
• Organisation de réunions : 2 à 4 ans
• Gestion du calendrier : 2 - 4 ans
• Communication - écrite et verbale, organisationnelle : 2 à 4 ans
• Rédaction de comptes-rendus de réunion : 2 à 4 ans
• Coordination des voyages : 2 à 4 ans
• Délais de réalisation : 2 à 4 ans
• MS Office (Outlook/Word/Excel/PowerPoint : 2 à 4 ans
• Frais de traitement : 2 à 4 ans                                                  

Obligatoire:

• Minimum de 3 ans en tant qu'EA
• Capacité à maintenir la confidentialité. (questions sensibles au sein de l'équipe des relations)

Diplôme ou certification :

• Baccalauréat (de préférence, mais pas obligatoire)

KPI :

• Achèvement des tâches

Principe de leadership :

• Biais pour l'action
• Apprenez et soyez curieux

Top 3 des compétences techniques incontournables :

• Expert en gestion d'Outlook et de calendrier
• Communication – écrite et verbale
• Expérience de voyage et de dépenses