Client : Industrie des soins de santé

Titre : Adjointe administrative

Lieu : Melville, NY 11747

Durée: 6 Mois

Quart : 9h-5h

Commentaires sur le travail

Ce poste sera sur place, 5 jours par semaine, aucune option de travail à distance. L'équipe est petite et est responsable de la prise de vue de toutes les lunettes et du marketing pour le client. Ce poste servira d'assistant à l'un des photographes. Le souci du détail est TRÈS important ! Ils organiseront les kits de couleurs, répondront aux demandes de nombreux secteurs différents de l'entreprise, rechercheront et rechercheront des montures spécifiques à tout moment, effectueront des tâches de routine dans Excel. Ils liront les petits caractères sur les montures et s'assureront que les détails de la feuille de calcul sont tous cohérents et à jour. Ils traiteront également les demandes de dons de charité.

DESCRIPTION DE L'EMPLOI

• Sous une supervision générale, fournit un soutien administratif de routine au département.
• Crée et édite de la correspondance, des présentations et des rapports depuis les brouillons jusqu'à l'achèvement, en garantissant l'exactitude de l'orthographe, de la grammaire, etc.
• Filtre les appels téléphoniques et les oriente vers le service/la personne appropriée
• Ouvre, examine et distribue le courrier dans tout le service pour s'assurer que le courrier est reçu par le destinataire
• Maintient les dossiers/registres du service pour assurer la tenue précise des registres, la sécurité et la confidentialité des dossiers.
• Tient à jour les calendriers, planifie les réunions et les rendez-vous, et organise les déplacements et l'hébergement à l'hôtel si nécessaire pour assurer une gestion efficace du temps.
• Exécute des fonctions administratives confidentielles telles que l'élaboration de rapports ou de propositions pour le personnel, les clients ou les organismes extérieurs.
• Gère et commande les fournitures de bureau, les formulaires, les brochures et/ou le matériel publicitaire/de vente du service. Spécifications du poste

Possède généralement les compétences ou capacités suivantes :

• Une à deux années d'expérience administrative dont au moins une année de soutien administratif
• Capacité démontrée à effectuer avec succès plusieurs tâches dans un environnement en évolution rapide. Tapez 30 mots par minute.
• Maîtrise de MS Word
• Connaissance pratique de MS Excel et PowerPoint
• Connaissance de la PAO
• Solides compétences communication verbale et écrite
• Capacité à taper, relire, réviser et éditer jusqu'à 75 % du temps
• Surveiller et suivre les dépenses dans le cadre des directives budgétaires